Så fungerar föreningen

Vilka är medlemmar i Mungasjöns samfällighetsförening?

Samtliga fastighetsägare i Munga är medlemmar i föreningen. Ansökan om att bli medlem skickas in i samband med att en fastighet byter ägare. 

Vem bestämmer i föreningen?

Det är medlemmarna som bestämmer i föreningen. Detta görs vid en så kallad årsstämma/årsmöte där alla medlemmar (som vill och har möjlighet) samlas och går igenom en dagordning där beslut tas kring alla fastställda punkter i dagordningen.

Vilka sitter i styrelsen?

Det är medlemmarna som väljer vilka som ska sitta i styrelsen. Detta görs också vid årsstämman. Beroende på hur många år en person är invald i styrelsen så byter man ut olika personer vid olika tillfällen. I menyn här på sidan hittar du vilka som ingår i styrelsen just nu under Styrelse/Förtroendevalda.

Vad arbetar styrelsen med?

Kortfattat så arbetar styrelsen med att administrera allt som händer under året mellan våra årsstämmor. Det handlar t.ex. om löpande underhåll av vägar, gemensamma ytor, ängar, vägkanter, fastighetsöverlåtelser, medlemsärenden m.m. De ska också se till att ekonomin sköts och att den beslutade budgeten inte överskrids.

Var får föreningen sina pengar ifrån?

Föreningens inkomst, som ska räcka till alla utgifter under året, kommer från medlemmarnas årsavgift som betalas in i april varje år. Hur stor årsavgiften blir för det aktuella året bestäms på årsmötet. Utöver detta kan föreningen också ansöka om bidrag från olika instanser, t.ex. vägbidrag för att vi håller våra vägar öppna för allmänheten.

Jag tycker att föreningen ska asfaltera vägen, bygga en samlingslokal och sätta upp belysning på alla vägar. Varför gör vi inte bara det?

Föreningen kan i stort sett göra vad som helst. Men alla kostnader måste finansieras på något sätt. Vill vi göra flera åtgärder och förbättringar på området måste samtliga medlemmar betala in högre medlemsavgifter. Endast medlemmarna kan bestämma detta vid en årsstämma. Först måste det finnas en motion med föreslagna åtgärder att ta ställning till. Sedan måste stämman rösta igenom en höjning av medlemsavgiften, något som inte alltid är populärt att genomföra. Så kort och gott, vi kan göra allt, bara vi medlemmar betalar för det.

Jag har ett förslag till föreningen, hur framför jag det?

Ett enklare förslag, vars åtgärder ryms inom redan beslutad budget, kan lämnas direkt till styrelsen. De kan ta beslut kring förslaget så länge det inte handlar om väsentliga ändringar eller kostnader. Ett exempel kan vara att du tycker att det borde finnas en till bänk vid badplatsen. En sådan liten kostnad kan hamna under underhåll av badplatsen och styrelsen kan därmed godkänna och genomföra förslaget. Tänk också på att många förslag kanske inte behöver kosta något, utan kan handla om att vi gör något på ett annat sätt.

Om förslaget är mer omfattande och innebär lite större kostnader så behöver du istället skriva en motion till årsstämman, mer om det kan du läsa här nedanför.

Hur skriver jag en motion till årsstämman?

Viktigt att hålla reda på är att en motion till årsstämman (som hålls i slutet av mars) måste vara inne 3 månader innan stämman, det innebär att du behöver skicka in din motion senast 31/12 året innan.

En motion avser ett mer omfattande förslag till föreningen, ofta med en större kostnad. Detta gör att hela stämman måste ta ställning till förslaget, som kallas motion.

En motion skickas alltid ut tillsammans med kallelsen till stämman, så att alla medlemmar har möjlighet att ta ställning till den i god tid innan mötet.

Har du skickat in en motion förväntar vi oss också att du själv är med på årsstämman och kan ställa dig upp och kort redogöra för dina tankar kring den. Samt att du kan svara på frågor om det uppstår sådana.

Så här skriver du motionen:

1. Skriv en rubrik som kortfattat beskriver vad ärendet handlar om
2. Skriv ned och beskriv, så tydligt du kan, vad ditt förslag är och vilka fördelar som det för med sig om förslaget införs. Om förslaget innebär kostnader för föreningen så är det extra bra om det finns med en kostnadskalkyl eller uppskattning för stämman att ta ställning till.
3. Avsluta motionen med vilket typ av beslut som du tycker att årsstämman ska ta.
4. Skriv under med ditt namn
5. Skicka eller lämna in din motion till styrelsen.

Exempel på en enkel motion:

Rubrik: Gemensam släpkärra

Förslag: Jag föreslår att föreningen köper in en släpkärra för personbil av fabrikat XXX, med lövgrindar. Denna ska sedan finnas tillgänglig för medlemmar att låna, eller hyra till en låg kostnad, av föreningen vid behov. I dagsläget får många åka in till Västerås och hyra en släpkärra, vilket ger flera resor fram och tillbaka, vilket ger högre miljöbelastning.

Beräknad kostnad: Inköp av släpvagn XXX hos leverantör XXX i Västerås kostar ca 11 500 kr inkl. moms.

Önskat beslut: Jag föreslår stämman att besluta att göra detta inköp.

Underskrift

Stämman röstar sedan om ditt förslag ska godkännas eller avslås. Om det inte lämnas tillräckligt med information i motionen, eller om kostnaderna är osäkra, kan stämman besluta att förslaget ska undersökas vidare innan beslut kan tas. Då fördröjs ärendet till nästa stämma.

Att skriva motioner är en mycket viktig del av ett föreningsliv och det är på det sättet vi kan utföra förändringar i föreningen. Så var inte rädda för att skriva en motion!

Styrelsen kan också i sin tur skriva en motion, men den heter då proposition. Den fungerar på samma sätt, bara det att den kommer från styrelsen istället. Stämman måste också ta ställning till denna vid årsmötet. Så styrelsen kan inte hitta på egna beslut, utan måste gå genom årsstämman.

Vad händer på årsstämman?

Du har fått en kallelse till årsstämman, denna kallelse måste skickas ut minst 14 dagar innan stämman.

Bifogat i kallelsen finns även en dagordning, som är densamma varje år. Den styr allt som kan och ska hända under mötet.

Det första som sker när mötet öppnas är att stämman utser en speciell ordförande för mötet. Detta ska inte vara vår styrelseordförande, utan bör vara någon utanför styrelsen. Det kan också vara en helt extern person, som inte har anknytning till föreningen.

Den valde ordföranden håller sedan i dagordningen och ser till att den gås igenom och att alla som är inblandade får komma till tals. Vissa punkter i dagordningen innebär att information läses upp och gås igenom på storbild. Efter varje punkt frågar ordförande om stämman är redo att gå till beslut, t.ex. om stämman är redo att gå till beslut om årets budget (som då har redovisats och diskuterats). Om stämman svarar ja, frågar ordföranden om stämman bifaller årets budget och stämman svarar högt Ja eller Nej. När frågan är avklarad går ordföranden vidare till nästa punkt i dagordningen tills stämman har beslutat om alla punkter, propositioner och motioner.

Vad händer om det är svårt att höra om Ja eller Nej hade majoriteten?

När du kom till stämman registrerade du din närvaro i en liggare och fick en röstsedel. Denna använder du om det inte helt uppenbart går att höra om Ja eller Nej vann. Ordföranden, eller någon av medlemmarna, begär då rösträkning. Ordföranden ställer om frågan och den här gången blir det då uppräckning av röstsedlarna. Två, tidigare utsedda, rösträknare får då individuellt räkna rösterna och sedan redovisa dem till stämman. Skulle det fortfarande kvarstå tvivel, t.ex. om det bara skiljde en enda röst, eller om det är en väldigt känslig fråga där många kanske inte vågar säga eller visa sin röst, kan man istället begära sluten omröstning. Detta kan göras av vem som helst på mötet och om det begärs måste det genomföras. Då startar en lite mer komplicerad procedur där samtliga med röstsedel måste gå fram och bli avprickad och lämna sin röst skriftligt. När det är klar ska rösträknarna gå igenom resultatet och redovisa det för stämman.

Jag orkar inte engagera mig och gå på årsstämman, måste jag det?

Det är inte tvingande att gå på årsstämman, men det är egentligen den enda chansen dur har att få en total inblick i föreningen och det som händer i den.

Att gå på stämman, speciellt om du inte har skrivit någon motion, är inte speciellt ansträngande. Du får ta del av en mängd information som kan vara svår att ta till sig via det skriftliga protokollet som skickas ut efteråt. Det är också intressant att lyssna på de diskussioner som uppstår. Dessutom är det en chans att lära känna dina grannar och så brukar det finnas en massa gott fika från eventgruppen.

Om du inte går, tänk på detta:

• Det är din enda chans att vara med och påverka beslut som tas
• Du kan inte komma med kritik mot fattade beslut om du inte var med

Jag vill ta upp ett ämne till beslut när jag är på årsstämman, kan jag det?

Nej, det kan du inte. Dagordningen är strikt och det går inte att fatta beslut om något som hela stämman inte har haft tid på sig att sätta sig in i ordentligt via en motion eller en proposition. Tas ett ämne upp på sittande stämma har de som inte kan närvara inte haft en chans att ta ställning till frågan, något som kan avgöra om man går på mötet eller inte.

Det som går att göra är att stämman kan diskutera en fråga öppet, men den kan inte ta något beslut i frågan. Beslut i en sådan fråga måste i så fall tas vid nästa stämma (ordinarie eller extra).